Как в экселе сортировать по возрастанию чисел

Как сделать сортировку в Excel по возрастанию и по убыванию

Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.

Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.

Сортировка данных в Excel

Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Чтобы дать полный ответ на этот вопрос рассмотрим его на конкретных примерах.

Подготовка таблицы для правильной и безопасной сортировки данных:

1. Выделяем и копируем всю таблицу.
2. На другом чистом листе (например, Лист2)щелкаем правой кнопкой мышки по ячейке A1. Из контекстного меню выбираем опцию: «Специальная вставка». В параметрах отмечаем «значения» и нажимаем ОК.

Теперь наша таблица не содержит формул, а только результаты их вычисления. Так же разъединены объединенные ячейки. Осталось убрать лишний текст в заголовках и таблица готова для безопасной сортировки.

Чтобы отсортировать всю таблицу относительно одного столбца выполните следующее:

1. Выделите столбцы листа, которые охватывает исходная таблица.
2. Выберите инструмент на закладке: «Данные»-«Сортировка».
3. В появившимся окне укажите параметры сортировки. В первую очередь поставьте галочку напротив: «Мои данные содержат заголовки столбцов», а потом указываем следующие параметры: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Значения; «Порядок» – По убыванию. И нажмите ОК.

Данные отсортированные по всей таблице относительно столбца «Чистая прибыль».

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Теперь отсортируем только один столбец без привязки к другим столбцам и целой таблицы:

1. Выделите диапазон значений столбца который следует отсортировать, например «Расход» (в данном случаи это диапазон E1:E11).
2. Щелкните правой кнопкой мышки по выделенному столбцу. В контекстном меню выберите опцию «Сортировка»-«от минимального к максимальному»
3. Появится диалоговое окно «Обнаруженные данные вне указанного диапазона». По умолчанию там активна опция «автоматически расширять выделенный диапазон». Программа пытается охватить все столбцы и выполнить сортировку как в предыдущем примере. Но в этот раз выберите опцию «сортировать в пределах указанного диапазона». И нажмите ОК.

Столбец отсортирован независимо от других столбцов таблицы.

Сортировка по цвету ячейки в Excel

При копировании таблицы на отдельный лист мы переносим только ее значения с помощью специальной вставки. Но возможности сортировки позволяют нам сортировать не только по значениям, а даже по цветам шрифта или цветам ячеек. Поэтому нам нужно еще переносить и форматы данных. Для этого:

1. Вернемся к нашей исходной таблице на Лист1 и снова полностью выделим ее, чтобы скопировать.
2. Правой кнопкой мышки щелкните по ячейке A1 на копии таблицы на третьем листе (Лист3) и выберите опцию «Специальная вставка»-«значения».
3. Повторно делаем щелчок правой кнопкой мышки по ячейе A1 на листе 3 и повторно выберем «Специальная вставка» только на этот раз указываем «форматы». Так мы получим таблицу без формул но со значениями и форматами
4. Разъедините все объединенные ячейки (если такие присутствуют).

Теперь копия таблицы содержит значения и форматы. Выполним сортировку по цветам:

1. Выделите таблицу и выберите инструмент «Данные»-«Сортировка».
2. В параметрах сортировки снова отмечаем галочкой «Мои данные содержат заголовки столбцов» и указываем: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Цвет ячейки; «Порядок» – красный, сверху. И нажмите ОК.

Сверху у нас теперь наихудшие показатели по чистой прибыли, которые имеют наихудшие показатели.

Примечание. Дальше можно выделить в этой таблице диапазон A4:F12 и повторно выполнить второй пункт этого раздела, только указать розовый сверху. Таким образом в первую очередь пойдут ячейки с цветом, а после обычные.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры

Сортировка данных в Excel по дате по алфавиту и по возрастанию

В данном примере рассмотрим самые быстрые и эффективные методы сортировки данных в Excel по различным критериям: по возрастанию или убыванию чисел, по датам от старых коновым и от к новым к старым, по алфавиту от А до Я, а так же в обратно-алфавитном порядке.

Сортировка строк по столбцу в Excel

Ниже на рисунке представлена выборка информации из базы данных по сотрудникам фирмы:

Допустим нам необходимо отсортировать таблицу относительно столбца «Премия» по убыванию сумм. Для решения этой задачи воспользуемся самыми простыми (базовыми) инструментами сортировки в Excel.

Перейдите курсором клавиатуры на любую ячейку в столбце G (можно даже на заголовок столбца G1). А Потом выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по убыванию».

В результате данные упорядочились и организовались в определенную структуру:

Как оказалось, наибольшую премию получил сотрудник «Евгений Пруткий».

Внимание! Список, который будет сортирован не должен содержать объединенных ячеек.

Примечание. Инструмент для базовой сортировки диапазонов доступен так же на закладке: «ДАННЫЕ»-«Сортировка по возрастанию/по убыванию».

И встроен в выпадающие меню заголовков таблиц в режиме автофильтра или умной таблицы:

Так же встроен в контекстное меню, которое появляется по нажатию правой кнопкой мышки:

Как убрать сортировку в Excel

Если таблицу необходимо будет привести в изначальный вид, тогда перед каждой сортировкой создавайте столбец нумерации строк. В данном примере – это столбец А (№п/п). Часто необходимо привести таблицу в изначальный вид после выполнения с ней многочисленных и сложных сортирований данных по разным столбцам, критериям или условиям. Тогда достаточно выполнить сортировку по столбцу с номерами строк, чтобы таблица приняла свой первоначальный вид.

Как в Excel сделать сортировку в столбце

Иногда нужно выполнить независимую сортировку только лишь внутри одного столбца таблицы без привязки к другим столбцам или их изменения. Например, столбец B «Имя». Такая задача решается так же просто:

1. Выделите целый столбец B щелкнув левой мышкой по заголовку столбца листа.
2. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по убыванию».
3. В появившемся диалоговом окне «Обнаруженные данные в неуказанного диапазона», выберите опцию: «сортировать в пределах указанного выделения». И нажмите на кнопку «Сортировка».

Обратите внимание на то, что значения ячеек в остальных столбцах остались без изменений:

Такой способ необходимо применять только как вспомогательный.

Сортировка по нескольким столбцам Excel

Как настроить сортировку в Excel? Допустим мы хотим сортировать сотрудников по дате рождения (от старых к новым) в соответствии с каждым городом (места рождения). Для этого:

1. Сначала для данного примера лучше сбросить сортировку предыдущих примеров. Для этого отсортируйте таблицу по первому столбцу А (№п/п) – по возрастанию.
2. Перейдите на любую ячейку исходной таблицы и выберите инструмент: «ГЛЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Настраиваемая сортировка». Появиться диалоговое окно в котором можно задать несколько условий для сортировки таблицы.
3. В первом выпадающем списке выбираем заголовок столбца по которому будут сортированы данные в первую очередь. В данном примере – это «Место рождения». Второй выпадающий список оставим без изменений – «Значение», а в третьем указываем тип сортирования «От А до Я».
4. Нажмите на кнопку «Добавить уровень» и в следующем условии указываем новые критерии. 1 – «Дата рождения», 2 – «Значение», 3 – «От старых к новым». И нажмите на кнопку ОК.

Таблица приобрела следующую структуру:

Сначала ее значения отсортированы относительно названий городов в алфавитном порядке. Далее относительного каждого города распределены даты рождения от старых к новым.

Если мы работаем только с фрагментом таблицы где нет заголовков столбцов, а только лишь диапазон ячеек с текущими значениями, как показано ниже на рисунке:

Тогда в диалоговом окне инструмента «Настраиваемая сортировка» следует отключить опцию «Мои данные имеют заголовки столбцов». В результате чего в качестве критериев для каждого первого выпадающего списка секции «Столбец» в каждом уровне, будут использованы заголовки столбцов рабочего листа Excel (Столбец А, Столбец B, C и т.д.). А при применении всех параметров в сортировку будут включены все строки и ячейки исходного диапазона (фрагмента таблицы), что является правильным результатом в данном случаи.

Примечание. Кнопка вызова инструмента для настраиваемой сортировки так же доступна на закладке «ДАННЫЕ»-«Сортировка».

Таблицы данных, которые мы получаем от разных сотрудников в большинстве случаев не упорядочены и работать с ними без организации – сложно. Возникает необходимость отсортировать: текстовые значение по алфавиту, числовые – по возрастанию, а даты от старых до новых. Сортировать вручную все столбцы по отдельности – это не наилучшее решение для данной задачи. Особенно если столбцов более тысячи. Поэтому лучше воспользоваться специальным встроенным инструментом Excel – настраиваемой сортировкой. Данный инструмент автоматическое сортирует данные одновременно по нескольким столбцам. Он настолько эластичен, что его можно применить практически для любой сортировки с любым уровнем сложности.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры

Сортировка данных в Excel

Сортировать данные в Excel умеют даже новички. Трудно не заметить сразу три кнопки на ленте.

Но иногда спрашивают, как отсортировать данные в таблице Excel по столбцам, по цвету и т.п. Все эти задачи легко решаются в Excel.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Сортировку строк в Excel можно осуществить по нескольким столбцам одновременно. В этом случае вначале происходит сортировка по первому указанному столбцу. Затем те строки, где ячейки в отсортированном столбце повторяются, сортируются по второму указанному столбцу и т.д. Таким образом, отчет о продажах можно упорядочить вначале по региону, затем в рамках каждого региона по менеджеру, затем в рамках одного региона и менеджера по группе товаров.

Выделив одну ячейку или всю таблицу, вызываем на ленте команду сортировки. Если нужно, ставим галочку Мои данные содержат заголовки и добавляем необходимое количество уровней.

Сортировка по собственному списку

Большинство пользователей знает, как отсортировать строки в Excel по алфавиту или возрастанию чисел. Но иногда нужно расставить строки в заданном порядке, который не обязательно соответствует алфавиту или возрастающей последовательности. Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.

Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемыми порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.

Способ хорош, но требует создания дополнительного временного столбца. При частом повторении операции будет отнимать время. Если приходится сортировать одни и те же данные, то можно создать специальный список, на основе которого затем и произойдет сортировка. Это тот же список, который используется в автозаполнении ячеек.

Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки…

Здесь создаем вручную или импортируем список, отсортированный в нужном порядке.

Теперь в окне сортировки в поле Порядок нужно выбрать Настраиваемый список…

И в следующем окне указать нужный список.

Созданным списком можно пользоваться и в других файлах Excel.

Сортировка в Excel по цвету ячейки, шрифта, значку

В настройках сортировки также есть возможность использовать цвет ячейки, шрифта и значок (из условного форматирования). Если для форматирования отдельных ячеек использовать заливку (например, для указания проблемных товаров или клиентов), то затем их легко вывести вверх таблицы с помощью сортировки.

Сортировка по столбцам

Сортировать в Excel можно и по столбцам. Для этого выделяем таблицу вместе с названиями столбцов. Затем в окне сортировки вначале нажимаем Параметры и ставим переключатель на столбцы диапазона.

Последующие настройки обычные: задаем строку (!) и порядок. Единственное, теперь нельзя использовать названия строк (по аналогии с названием столбцов), будут только номера.

Сортировка промежуточных итогов

В Excel есть такой инструмент, как Промежуточные итоги. Вкратце, он нужен для того, чтобы автоматически создавать промежуточные итоги под группой однородных по некоторому признаку ячеек.

Это отличная функция, но как сделать, чтобы вверху были группы с наибольшей суммой? Ручной труд, конечно, в почете, но есть и другой вариант. Достаточно применить обычную сортировку к сгруппированным данным.

Внутреннее содержимое групп не изменится. Общий итог останется внизу.

Сортировка строк в случайном порядке

Интересный случай, когда нужно перемешать строки в случайном порядке. Создаем рядом столбец с функцией случайного числа СЛЧИС. Теперь сортируем таблицу по этому столбцу.

Случайные числа перемешают строки в хаотичном порядке. Не забудьте удалить лишний столбец.

Вот такие замечательные приемы. Если я что-то забыл, напишите, пожалуйста в комментариях.

Как отсортировать данные в Excel

Сортировка данных – распространенный способ упорядочивания значений от большего к меньшему, по алфавиту или другим параметрам. В Excel это можно сделать несколькими методами – обращаясь к функциям или используя пункты в меню.

Вариант 1: Быстрая сортировка в Excel

Иногда требуется максимально быстро отсортировать данные в столбце по возрастанию чисел, убыванию или по алфавиту. Для этого идеально подойдут кнопки быстрой сортировки, предназначенные как раз для выполнения поставленной задачи.

1. Выделите зажатой левой кнопкой мыши столбец с данными и вызовите меню «Редактирование».
2. Откройте список «Сортировка и фильтр» и выберите подходящий для вас вариант упорядочения. С числами это по возрастанию или убыванию, а для текста – по алфавиту и в обратную сторону.
3. Если вы выделили не все ячейки в столбце, появится окно с предложением расширить диапазон. Сделайте это, если за пределами выделения тоже находятся значения, которые нужно сортировать. Укажите сортировку в пределах данного диапазона, если за ним находятся исключительно заголовки.
4. Изменения вступают в силу сразу же. Нажмите Ctrl + Z для отмены действия, если что-то выполнено неправильно.

Обратите внимание на то, что сортировка сбивается после внесения любых изменений в клетках. Придется снова обращаться к тем же самым кнопкам, упорядочив уже новый массив с данными.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Вариант 2: Настраиваемая сортировка

Более продвинутый вариант, позволяющий задать сразу несколько условий упорядочения, – это настраиваемая сортировка, выполняющаяся через соответствующее окно. Давайте разберем сортировку по двум разным параметрам:

1. Вы можете не выделять заранее столбец, если для него задано название. Вызовите то же меню редактирования, но на этот раз нажмите по «Настраиваемая сортировка».
2. Выберите вариант с расширением или сохранением диапазона, если предварительно выделили столбец.
3. Вы увидите первый уровень сортировки, который и стоит настроить с самого начала.
4. Выберите столбец для сортировки из первого выпадающего списка.
5. Далее укажите вариант сортировки. Это может быть значение, цвет шрифта или ячейки, знаки условного форматирования.
6. В завершение укажите, в каком порядке необходимо отсортировать данные.
7. Если затем нужно применить еще один вариант сортировки, добавьте уровень и настройте его должным образом.
8. После применения вернитесь к таблице и убедитесь в том, что действия произведены верно. Учитывайте, что в этом случае сортировка тоже собьется, если вы внесете изменения в любой ячейке.

Вариант 3: Функция НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ

Последний вариант – единственный динамический, то есть после внесения изменений в клетках сортировка автоматически перестроится и ее последовательность будет правильной. Как вы уже поняли, для этого понадобится использовать функцию НАИБОЛЬШИЙ или НАИМЕНЬШИЙ.

1. В пустом столбце выберите первую ячейку для сортировки (желательно, чтобы она находилась параллельно ячейке с существующего столбца). Вызовите одну из указанных функций, отталкиваясь от необходимого вам типа упорядочения.
2. Далее в скобках укажите (C:C;СТРОКА(C1)), поменяв буквы на номер столбца сортировки.
3. Растяните функцию, зажав левую кнопку мыши в правой нижней точке ячейки и потянув вниз. Вы увидите, что данные указанного столбца перенесены параллельно, но соблюдена сортировка по возрастанию или убыванию. При этом исходные данные остаются в таком же хаотичном порядке, как были и раньше.

Теперь в исходном столбце вы можете вносить любые изменения для значений, а параллельные данные в отсортированном столбце поменяются в зависимости от указанных данных, но порядок все равно будет правильным.

Используйте любой из вариантов сортировки по надобности, но учитывайте, что динамически меняется только способ с применением функции. Конечно, он потребует создания дополнительного столбца, но в некоторых случаях это является оптимальным решением. Только не забудьте дать название столбцу, чтобы все пользователи таблицы понимали, для чего он нужен на листе.