Как составить платежный календарь в excel

Как составить платежный календарь в excel

Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут

Сэкономьте
50% стоимости «Финансиста»
по гранту для МСП

Сэкономьте 50% стоимости «Финансиста»
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут
Платёжный календарь
Платёжный календарь как часть планирования: что за инструмент и как он поможет бизнесу?

Бытовое планирование — это и «что приготовить завтра на обед?», и «куда поехать следующим летом?». Так и бизнес-планирование охватывает горизонты от одного дня до нескольких лет. В статье рассмотрим, для чего нужны разные периоды финансового планирования, что такое платёжный календарь и как его составить.

Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Какие бывают периоды финансового планирования

Долгосрочная модель скажет, сколько будет стоить компания через 10 лет, но будет бесполезна, если нужно посчитать, сколько денег будет в кассе завтра. Разберёмся, в каких случаях какие периоды планирования выбирать.

Длинные

Часто бизнесу важно смотреть на несколько лет вперёд.

Окупится ли инвестиционный проект?

Средние

На основе долгосрочного плана строятся среднесрочные. Период финансового планирования существенно короче — годовой бюджет можно разбить на более точные квартальные и понять, достижимы ли вообще цели компании. Например, планировали через три года выйти на фондовую биржу, но оказывается, что дела идут гораздо хуже запланированного, и стратегию нужно пересмотреть.

Короткие

Годовой бюджет — вещь полезная, но многие важные детали он игнорирует. Например, в глобальной перспективе не так интересно, в каком именно месяце компания получит субсидию от государства. А в оперативном планировании важен каждый день. Часто малый бизнес начинает именно с коротких планов — хватит ли денег на ближайший месяц? И здесь поможет удобный инструмент — платёжный календарь. Поговорим о нем подробнее.

Платёжный календарь: что это, и зачем нужен

Платёжный календарь — это таблица с прогнозом поступлений, расходов и остатков денег на каждый день.

Чем отличается от бюджета движения денежных средств

За основу платёжного календаря берут данные БДДС. Но есть различия.

• В календаре используется короткий период финансового планирования — обычно 30 или 90 дней.

• Он ведётся и корректируется практически в режиме онлайн, а не только раз в квартал.

• Уровень детализации гораздо выше. БДДС оперирует миллионами, а в календаре каждая тысяча рублей может сыграть роль.

Какие проблемы решает

Календарь поможет не просто увидеть, хватит ли денег в любой из дней, но и в других аспектах.

1. Чувствовать себя уверенно. Даже если ожидается кассовый разрыв, можно успеть подготовиться. Предупреждён — значит вооружён!
2. Управлять дебиторской и кредиторской задолженностью и заставлять деньги работать, а не просто лежать на счетах
3. Укрепить финансовую дисциплину. Видя график платежей, бухгалтер точно не забудет оплатить аренду офиса.

Как составить платёжный календарь

Календарь достаточно просто построить даже в Excel. Разберем пошагово, как его составить.

Какая информация должна содержаться в календаре

Календарь — это таблица, в которой один столбец — это один день. Кроме того, нужно добавить следующие показатели:

статья доходов или расходов;

Шаг 1. Прогноз поступлений

Для начала определяем, когда и сколько денег придёт в компанию. Учитываем всё: выручку, субсидии, проценты по вкладу. Иногда понадобится сделать упрощение. Например, розничный магазин не может точно спрогнозировать поступления, но вполне может взять за основу прогноз ОДДС и посчитать среднее значение выручки за день.

Подходим к прогнозу реалистично — если покупатель постоянно задерживает оплату, то и в плане отодвигаем её на пару дней. В результате готов прогноз поступлений на каждый день.

Шаг 2. Прогноз платежей

Статьи расходов берутся из БДДС с максимальной детализацией. От бухгалтерии придут данные о том, в каком объёме платить зарплату, от инвестиционного отдела — когда ожидаются капитальные затраты. Маркетологи расскажут, на какие дни планируется оплата рекламных кампаний.

Обязательные платежи жёстко привязываем к датам. Проценты по кредиту платим 20 числа, заработную плату — 10 и 25, а вот бумагу для принтера можно купить после получения оплаты от покупателей. На этом шаге получаем сальдо денежных потоков и прогноз остатка денег на конец каждого дня.

Шаг 3. Подготовка к оптимизации

Превышение оттоков над притоками в отдельные дни — нестрашная и частая ситуация (например, если оплачиваем новый автомобиль стоимостью несколько дневных выручек). Тревожным сигналом будет прогнозируемый отрицательный остаток денег. Чтобы заранее подготовиться к этому, разделим все платежи на:

первоочередные: что бы ни происходило, налоги и зарплата должны быть выплачены вовремя;

Как работать с платёжным календарём

Календарь недостаточно просто составить, работать с ним нужно постоянно. Основная идея — передвигать поступления на более ранний период, а расходы — на более поздний. Например, так:

• договориться с покупателями о предоплате, а с поставщиками — о задержке оплаты

• отодвинуть необязательные платежи. Если в кассе не хватает денег, то это не самое подходящее время для покупки нового автомобиля для курьера;

• найти дополнительные источники средств. Устроить распродажу, в крайнем случае, взять кредит.

Всегда ли нужно составлять платёжный календарь?

Наш ответ — да, платёжный календарь полезен любому бизнесу. Финансовая модель без привязки к конкретным датам рискует остаться теоретической конструкцией. Важно уделить внимание коротким периодам финансового планирования. Бизнесу со множеством проектов и контрагентов советуем использовать специальный сервис. Например, «Финансист» легко перестроит ОДДС в подневный отчёт на ближайшие 90 дней! Потратьте совсем немного времени на его внедрение, и сможете избежать кассовых разрывов и штрафов за просрочку платежей.

Платежный календарь в Excel

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки. Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

• экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
• нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка» . Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Как составить платежный календарь в Excel

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

• остаток средств на начало периода,
• предполагаемые поступления,
• статья дохода,
• наименование контрагента,
• дата поступления,
• название проекта,
• сумма платежа,
• предполагаемая дата оплаты,
• наименование поставщика,
• колонка для замечаний и комментариев,
• остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

• В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
• Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
• В столбцах проставляются даты платежей.
• Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
• Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

• На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
• При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

• все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
• процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
• для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
• форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

• закладывает цельную систему работы компании
• направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
• помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм

Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.

• Что такое платёжный календарь и кому он нужен
• Как составить платёжный календарь
• Кассовый разрыв в платёжном календаре
• Как сделать платёжный календарь в Excel

Что такое платёжный календарь и кому он нужен

Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Как составить платёжный календарь

Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:

• статья доходов или расходов;
• название проекта, в рамках которого идут поступления и платежи.
• наименование контрагента;
• дата поступления или списания денег;
• сумма платежа или поступления;
• комментарий.

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платёжного календаря:

Поступления

от сдачи имущества в аренду

кредиты и займы

Платежи

за сырьё и материалы

выплата заработной платы

оплата взносов во внебюджетные фонды

оплата процентов по кредитам

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000)

Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:

• ОМТС — сырьё;
• инженеры — ремонт оборудования;
• маркетологи — рекламные акции, продвижение;
• бухгалтерия — налоги и сборы;
• отдел продаж — поступления от покупателей и клиентов.

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платёжный календарь за три шага.

Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

1. Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.
2. Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.
3. Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.

Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи

На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3 — проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Поступления

Платёжный календарь

Чтобы не оказаться в ситуации кассового разрыва, необходимо ежедневно отслеживать движение денежных средств. Поможет в этом платёжный календарь. Вести его можно в учётной программе или специальных сервисах. Но самый простой и доступный всем вариант – табличка в Excel.

О назначении платёжного календаря

В процессе своей работы любая компания получает и расходует финансы. Как часто это происходит, зависит от специфики бизнеса. Если свободных денег на текущую деятельность не хватает, говорят, что произошёл кассовый разрыв.

Например, ООО «Вишенка» 20 числа перечисляет зарплату работникам. Предположим, что 10 числа на её счетах денег нет, однако на днях ожидается поступление от нескольких крупных покупателей. Если они заплатят в срок, всё будет хорошо – компания выполнит обязательства перед персоналом. Если же нет, может произойти кассовый разрыв, поскольку выплатить зарплату будет нечем.

Как строить работу так, чтобы не испытывать дефицита денег – отдельная тема, выходящая за рамки нашей статьи. Но первый шаг на этом пути – выявление риска нехватки средств.

Помимо предотвращения кассовых разрывов, платёжный календарь поможет руководству эффективнее управлять финансами. Для малого бизнеса это особенно актуально, так как далеко не любая компания может позволить себе нанять финансиста.

Что представляет собой платёжный календарь

Платёжный календарь – это простой и эффективный инструмент краткосрочного планирования. Он позволит руководителю или собственнику бизнеса всегда видеть, сколько свободных денег есть в конкретный день, как эта сумма соотносится с обязательствами и хватит ли её для текущих нужд. Календарь представляет собой таблицу, в которой для каждого дня расписаны несколько финансовых показателей:

• количество денег на расчётных счетах и в кассе предприятия на начало дня;
• оборот за день, то есть поступления и траты;
• остаток денег на конец дня.

Приводим фрагмент платёжного календаря предприятия на период с 1 по 7 число месяца. Чтобы было проще разобраться, рекомендуем скачать его шаблон. Это лишь пример для условной фирмы, но на его основе можно разработать платёжный календарь для своей компании.

Как читать таблицу

Чтобы понимать, как вести платёжный календарь, разберём, что указано в его ячейках.

По строке 2 идут числа месяца. Таблица в нашем шаблоне для удобства разделена на 2 части: с 1 по 15 число и с 16 по 30 число. Рассмотрим только верхнюю часть, поскольку нижняя сформирована по тому же принципу.

По строке 3 на каждое число периода указывается сальдо на начало дня. Это деньги, которые находятся в свободном доступе – на расчётных счетах и в наличной форме. При этом остаток на начало текущего дня берётся из ячейки «Сальдо на конец дня» за предыдущее число.

В строках с 4 по 11 указаны поступления:

• по строке 4 – сумма денег, которая за конкретный день поступила на счета или в кассу предприятия;
• по строкам 5-11 – детализация суммы из строки 4. При этом строка 5 «Реализация услуг покупателям» сама складывается из суммы показателей строк 6-11 – в них указаны конкретные покупатели компании, от которых ожидаются деньги.

В строках 12-20 указаны платежи, при этом:

• в строке 12 – сумма, которая уплачена или подлежит уплате в определённый день;
• в строках 13-20 – детализация этой суммы, то есть показатель строки 12 равен сумме показателей строк с 13 по 20.

Например, из приведённого на изображении выше фрагмента платёжного календаря видно, что компания должна заплатить:

• 2 числа – 10 тыс. за рекламу;
• 3 числа – 100 тыс. за материалы;
• 5 числа персоналу нужно выплатить зарплату в сумме 170 тыс.;
• 7 числа – платёж по кредиту в сумме 20 тыс. рублей.

По строке 21 указан оборот денег за день. Формула расчёта простая: Поступления минус Платежи.

Оборот за день может быть отрицательным – в этом нет ничего необычного. Это означает лишь то, что именно в этот день сумма платежей больше, чем сумма поступлений.

По строке 22 отражено сальдо на конец дня, оно считается так: Сальдо на начало дня + Оборот за день.

Обратите внимание! Сальдо на конец дня должно быть положительным! Если оно отрицательно, значит, в этот день произойдёт кассовый разрыв! То есть у компании не будет денег на платежи, которые нужно сделать именно сегодня.

На следующем изображении приведён другой фрагмент того же платёжного календаря – с 8 по 15 число. Так вот, сальдо на конец 12 числа в этой таблице отрицательное: −38 тыс., ячейка выделена красным.

Итак, 12 числа произойдёт кассовый разрыв. На этот день запланирован платёж поставщику за материалы на сумму 60 тыс. Однако сальдо на начало дня составляет всего 22 тыс. рублей. Нужно либо срочно искать где-то недостающую сумму, либо договариваться с поставщиком об отсрочке или рассрочке платежа. Тем более, уже 13 числа ожидается поступление от покупателей, и суммы как раз должно хватить на расчёт с поставщиком. Конечно, при том условии, что деньги от покупателей действительно поступят на счёт.

Важно: календарь – это не статический документ, с большой долей вероятности он будет меняться. Ведь оплата от покупателя может поступить раньше или позже, да и другие операции могут сдвинуться.

В файле шаблона есть дополнительный столбец, которого нет на представленных изображениях – он идёт перед датами. В этой графе суммируется соответствующий показатель за период с 1 по 15 число. Можно увидеть, сколько за этот период всего поступило денег, в том числе от покупателей, и сколько денег ушло, например, на зарплату, на налоги, на материалы, на общехозяйственные и иные расходы.

Скачать шаблон платёжного календаря

Как оптимизировать календарь под свои нужды

Мы привели базовый вариант платёжного календаря. Он подойдёт небольшой компании, у которой не так много операций. При необходимости таблицу можно изменить. В частности, добавить недостающие или убрать лишние статьи поступлений и платежей. Или же иначе структурировать их, например, подробнее расписать налоговые платежи (НДС, налог на прибыль или доход, НДФЛ, взносы по единому тарифу, взносы на травматизм и так далее).

Если у компании много материальных затрат, будет полезно сделать их разбивку по видам: сырьё и материалы, инструменты и комплектующие, коммунальные расходы (вода, энергия, газ) и связь, затраты на содержание и эксплуатацию имущества и так далее. Это позволит лучше контролировать затраты.

Компании покрупнее иногда группируют поступления и платежи по видам деятельности. В общем, приемлемы любые изменения исходя из специфики бизнеса. Неизменным остаётся лишь принцип календаря – денежные потоки распределяются по дням.

Если компания ведёт учёт в бухгалтерской программе, вполне вероятно, делать платёжный календарь вручную не придётся. Например, такой функционал реализован в «1С:Бухгалтерия». Также существует множество онлайн-сервисов, которые формируют платёжный календарь на основе введённых пользователем данных.

Как внедрить в своей компании

Начнём с того, кто ведёт платёжный календарь. Обычно эта непростая задача поручается бухгалтеру, так как финансово-экономического отдела на предприятиях малого бизнеса чаще всего нет.

Теперь немного подробнее о том, как составить платёжный календарь. Главная сложность – собрать плановые данные. С регулярными платежами проще – бухгалтеру они известны. Не составит большого труда сформировать список основных трат: зарплата, постоянные закупки, арендные платежи, коммуналка, налоги, обслуживание кредитов и так далее.

Чтобы включить в план оплату поставщикам, нужно собрать закрывающие документы по сделкам, полученные счета на оплату. Также следует проконсультироваться с теми, кто в компании занимается закупками – возможно, в ближайшее время предстоят дополнительные траты. Полезно будет пройтись и по другим отделам, например, выяснить у маркетологов, какие предстоят расходы на рекламу и так далее.

Что же касается поступлений, то это сложнее. Чтобы расширить горизонт планирования, помимо закрывающих документов понадобится дополнительная информация:

• план продаж и поступлений от покупателей – этим можно поинтересоваться в отделе продаж;
• данные о будущих поступлениях, не связанных с основной деятельностью. Например, руководство планирует взять кредит или сдать в аренду пустующий склад. За такой информацией лучше идти в администрацию компании и к юристам.

Желательно утвердить регламент составления платёжного календаря: назначить ответственное лицо, выбрать период составления, а также время подготовки (например, за 2 недели до начала срока), выработать правила получения от подразделений плановой информации и заявок на выделение денег, разработать форму календаря и порядок контроля его исполнения.

Несколько слов о том, как можно составить платёжный календарь на основе полученной информации. Сначала её сводят в единый реестр платежей. Это все будущие поступления и траты в виде списка с указанием даты, суммы, вида операции, контрагента и иных необходимых данных. На основе реестра через функцию эксель «Сводная таблица» формируется календарь платежей. Но если операций немного, данные о поступлениях и тратах можно разнести по календарю вручную, как в нашем примере.

Составляя календарь, помните о приоритете платежей: более важные необходимо запланировать в первую очередь. Учитывайте следующее:

• даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном договоре – их нужно соблюдать;
• налоги и страховые отчисления платят до 28 числа, взносы на травматизм – до 15 числа. За просрочку начислят пени;
• даты платежей в банк прописаны в кредитном договоре.

Выводы

• Чтобы составить платёжный календарь, нужно кропотливо собрать данные обо всех планируемых поступлениях и платежах за определённый период. В этом должны помочь все подразделения компании.
• Небольшой бизнес может вести платёжный календарь в электронной таблице, например, в Excel. Это просто и не предполагает затрат, но позволит автоматизировать расчёты.
• Платёжный календарь может не только сигнализировать о риске кассового разрыва, но и стать неплохим дополнительным источником информации для анализа. Для этого его составлению следует уделить больше внимания, например, детализировать основные статьи поступлений и платежей.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок

Спасибо!

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.